TCE orienta Sanepar a melhorar governança, compliance e gestão de contratos
A Companhia de Saneamento do Paraná deve adotar, nos prazos de 90 e 180 dias, medidas relativas às recomendações homologadas pelos conselheiros do Tribunal de Contas do Estado do Paraná. Detalhadas no quadro abaixo, elas foram apontadas em Relatório de Fiscalização elaborado pela Segunda Inspetoria de Controle Externo (2ª ICE) do TCE-PR.
A unidade de fiscalização verificou, em 2022, a estrutura de governança, compliance e gestão da Sanepar em relação aos processos de contratações, fiscalização e gestão dos contratos. O trabalho foi realizado com objetivo de recomendar ações de melhorias e adoção de boas práticas para o avanço da maturidade organizacional e, consequentemente, dos resultados e performance da companhia.
Em razão da relevância do tema, o TCE-PR tem um programa específico de auditoria na gestão e fiscalização de contratos na Sanepar, para buscar a eficiência e verificar se estão sendo atendidos os objetivos da licitação. Além disso, o programa visa observar a correta execução do contrato, em consonância com a especificação do objeto e com a proposta da contratada, tanto em relação à qualidade quanto à quantidade dos bens, serviços ou obras.
Outros objetivos do programa são corrigir proativamente possíveis falhas, desvios, fraudes e vícios na execução contratual, bem como propiciar que essas impropriedades não se repitam em contratações futuras; e validar o processo de liquidação da despesa advinda da execução do contrato e legitimar o pagamento ao contratado.
O Tribunal também busca, com essa fiscalização específica, garantir que o objeto contratado seja eficiente; e contribuir com a melhoria dos futuros processos de aquisições, por meio da sugestão de otimizações nos procedimentos de especificações dos objetos, de modelagem da contratação mais eficiente e de melhores práticas fiscalizatórias internas dos contratos.
A equipe de fiscalização requisitou documentos e realizou visitas presenciais, além de analisar questionários encaminhados por meio do Canal de Comunicação (CACO) do TCE-PR. Como resultado dos trabalhos, foram apontados doze pontos significativos referentes a oportunidades de melhoria na gestão da companhia, consolidados na matriz de achados apresentada no relatório.
Decisão
Em seu voto, o relator do processo, conselheiro Artagão de Mattos Leão, superintendente da 2ª ICE do TCE-PR, manifestou-se pela homologação de todas as recomendações feitas pela unidade de fiscalização.
Artagão afirmou que o trabalho enfatizou a fiscalização e gestão contratual, com o objetivo de buscar a melhoria da maturidade organizacional, dos resultados e da performance nos contratos, nas perspectivas legal, financeira, de transparência e de integridade.
O conselheiro ressaltou que a fiscalização avaliou a organização administrativa, procedimentos, normas e regras internas, os sistemas e as ferramentas utilizados pela Sanepar para nortear os processos de contratações, gestão e fiscalização de contratos.
O relator destacou que foram analisadas as estruturas de governança e compliance nos processos de contratações; o desenvolvimento e implementação de ferramentas de apoio de gestão de riscos nas contratações; a atuação do controle interno e da auditoria interna; e a existência de indicadores de qualidade e economicidade das contratações.
Finalmente, o relator destacou que a fiscalização foi realizada com especial atenção à análise das ferramentas e estruturas de apoio que auxiliam a execução das atribuições dos atores das contratações da companhia, em especial os fiscais e gestores contratuais.
Por meio da Sessão nº 9/22 do Plenário Virtual do Tribunal Pleno do TCE-PR, concluída em 4 de agosto, os demais membros do órgão colegiado acompanharam, de forma unânime, o voto do relator. Eles determinaram, ainda, o encaminhamento de cópia da decisão aos diretores da Sanepar para ciência. O Acórdão nº 1394/22 - Tribunal Pleno foi publicado em 16 de agosto, na edição nº 2.815 do Diário Eletrônico do TCE-PR (DETC).
Homologação de Recomendações
A partir da vigência da Resolução nº 73/2019 do TCE-PR, todos os procedimentos resultantes de trabalhos fiscalizatórios realizados pelo Tribunal têm como ponto de partida a elaboração, pela unidade técnica responsável, de um Relatório de Fiscalização. Caso este apresente apenas sugestões de medidas para sanar impropriedades encontradas na gestão da entidade pública em questão, é instaurado processo de Homologação de Recomendações.
A novidade tem como objetivo dar maior rapidez à implementação dessas iniciativas, indicadas apenas nos casos em que não são encontradas irregularidades de maior gravidade, que demandem a emissão de determinações ou a aplicação de sanções - situações ainda contempladas pelos processos de Tomada de Contas Extraordinária.
ACHADOS E RECOMENDAÇÕES À SANEPAR
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ACHADOS |
RECOMENDAÇÕES |
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Achado nº 1 - Fragilidade dos controles de aplicação das sanções dos contratos.
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Em 180 dias, melhorar gestão e controle unificado de aplicação das sanções dos contratos, mediante cadastro corporativo sistematizado que possibilite a extração de relatórios detalhados acessíveis às diretorias atinentes a aquisições, bem como o jurídico da companhia. |
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Achado nº 2 - Ausência de mapeamento dos riscos e fatores de riscos relacionados ao processo de governança de gestão de contratos. |
Em 90 dias, que a área de compliance e governança realize o levantamento dos riscos e fatores de riscos relacionados ao processo de governança gestão de contratos. |
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Achado nº 3 - Carência em conhecimento e treinamento dos responsáveis pela gestão e fiscalização de contratos, sem critérios previamente definidos para a área de atuação.
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Em 180 dias, que seja definido conjuntamente com os recursos humanos os critérios e exigências necessárias para que sejam designados os respectivos gestores e fiscais de acordo com a complexidade e natureza do contrato; qualificar tecnicamente os agentes envolvidos no processo de contratação, mediante cursos, seminários, conferências (bem como sobre os temas de sancionamento e reajuste contratual); e desenvolver políticas de inovação, produção e difusão de conhecimento internos no processo de aquisições, mediante concursos de projetos, soluções inovadoras, geração de corpo docente interno e outros. |
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Achado nº 4 - Ausência de nomeação em meios oficiais dos gestores, fiscais e substitutos em todos os contratos.
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Em 180 dias, que em todos os contratos a nomeação dos gestores, fiscais e substitutos sigam as regras contidas nas normas internas da companhia, que determinam a necessidade de ato formal para sua nomeação; e que a Sanepar passe a divulgar em seu portal da intranet, de forma centralizada e com filtro para pesquisas, todas as portarias de nomeação de gestores, fiscais e seus substitutos. |
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Achado nº 5 - Ausência de papéis de trabalho e procedimentos padronizados para suporte na gestão e fiscalização dos contratos.
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Em 180 dias, que a Sanepar crie documentos de suporte (papéis de trabalho) padronizados (por área e tipo de contratação) para a gestão e fiscalização realizadas em seus contratos; e que seja instituído um canal único e institucional na Companhia para comunicação com os contratados de forma a gerenciar o fluxo de informações e armazenar os encaminhamentos e recebimentos de comunicações. |
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Achado nº 6- Ausência de sistema de gerenciamento abrangendo todos os tipos de contratação da Sanepar.
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Em 180 dias, que a Companhia implante um sistema de gerenciamento estratégico que integre todos os sistemas contratuais existentes, devendo implantar sistema informatizado de empreendimentos para registrar, controlar e medir as obras realizadas pela Gerencias Regionais; e garantindo que todos os documentos referentes ao contrato como medições, comunicações notificações estejam organizados na pasta do contrato de maneira digital; e que a Sanepar, por meio da Diretoria de Investimentos, conforme as adequações necessárias, disponibilize o sistema de empreendimento para que as unidades regionais possam controlar as informações de suas obras. |
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Achado nº 7 - Ausência de metodologia de avaliação nos contratos de natureza continuada (limpeza de áreas verdes, limpeza e conservação, segurança e outros).
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Em 180 dias, que a Sanepar estabeleça mecanismos sistemáticos de acompanhamento da execução contratual para os serviços de duração continuada, com a definição de uma metodologia de avaliação geral e específica da contratada, considerando as especificidades para cada tipo de contrato; e elabore um Manual de Monitoramento e Avaliação dos Contratos, disponibilizando os formulários e outros documentos modelos necessários para avaliação. |
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Achado nº 8 - Ausência de uma estrutura padronizada e centralizada de apoio às regionais, nos processos de aquisições e contratações. |
Em 90 dias, que, como boa prática, a companhia, em razão de seu porte e quantidade de demandas, disponibilize as unidades que gerenciam contratos, uma estrutura consultiva de apoio jurídico atinente aos questionamentos sobre os processos de aquisições e contratações. |
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Achado nº 9 - Nomeação de fiscais que não possuem atuação direta com o serviço fiscalizado. |
Em 90 dias, que a execução dos contratos de serviços de limpeza, conservação e portaria seja acompanhado por um funcionário que tenha condições de fazer a avaliação concomitante do serviço com atuação na unidade, com a finalidade de verificar a qualidade do trabalho e a adequação dos materiais empregados nos serviços; e que, em atendimento ao art. 16, inciso VI do Manual de Gestão e Fiscalização dos Contratos da Sanepar, os termos de vigilância monitorada, vigilância ostensiva e os demais em que o fiscal esteja em regional diversa, sejam acompanhados por um funcionário que tenha condições de fazer a avaliação concomitante do serviço com atuação na unidade, com a finalidade de verificar a qualidade dos serviços prestados. |
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Achado nº 10 - Ausência de segregação de funções em contratos de duração continuada. |
Em 90 dias, que, a Sanepar faça um levantamento em todos os contratos vigentes e verifique quais não possuam a designação formal seja do gestor e do fiscal e realize as devidas correções; e, em 180 dias, que faça um levantamento em todos os contratos vigentes e verifique quais não possuam a designação formal seja do gestor e do fiscal e realize as devidas correções. |
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Achado nº 11 - Insuficiência de indicadores de acompanhamento da performance da governança das aquisições. |
Em 180 dias, realizar a Gestão por processo, mapeando todas as atividades do ciclo de aquisições, desde a identificação da demanda (seja no Planejamento de Investimentos ou Planejamento Estratégico da Companhia) até a mensuração dos resultados pós contratual; elaboração de um Plano de Desenvolvimento da Maturidade em Aquisições, identificando o estágio atual e definindo estratégias e ações para os níveis futuros almejados, definindo prazos, responsáveis; e elaboração de um Dashboard digital com indicadores de performance da gestão e governança das aquisições, alinhados com a política tarifária regulatória, objetivos estratégicos da organização e passivos contingenciais de terceirizadas. |
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Achado nº 12 - Ausência de um estudo comparativo entre modelos econômico-financeiro nas contratualizações de manutenção de esgoto (SME) e elevados passivo trabalhista e previdenciário de funcionários terceirizados. |
Em 180 dias, que a Sanepar elabore estudo técnico, econômico-financeiro e jurídico comparativo entre o atual modelo remuneratório do SME (pagamento por OS´s) e o modelo da planilha de custos detalhada a ser realizado pela Sanepar, bem como outros modelos que a companhia entender interessante de análise, com vistas a identificar a modelagem econômico-financeira mais adequada; que elabore um plano de ação visando a redução das reclamatórias trabalhistas de funcionários de empresas terceirizadas prestadoras de serviços à companhia; e que implemente em seus contratos futuros metodologia de salvaguarda similar à conta vinculada ou pagamento pelo fato gerador, bem como a prestação de garantia com contratos de serviços continuados com dedicação exclusiva de mão de obra. |
